Trang chủ/Thuật ngữ hồ sơ

Trusted Records · Tài nguyên

Thuật ngữ hồ sơ

Phân biệt các khái niệm ảnh hưởng đến thẩm quyền, chất lượng và vòng đời.

Thuật ngữ và ranh giới

Khái niệm	Ý nghĩa
Tài liệu / hồ sơ	Tài liệu mang nội dung; hồ sơ được giữ như bằng chứng hoạt động theo ngữ cảnh và chính sách.
Hồ sơ chính thức	Được đăng ký/tuyên bố và quản lý theo quyền/chính sách; không chỉ là tệp đã tải lên.
Metadata / file plan	Mô tả, ngữ cảnh và quan hệ; hệ phân loại quản trị hồ sơ có phiên bản.
Custody / provenance	Người giữ/chuyển giao; nguồn tạo và lịch sử xử lý/phiên bản.
Retention / legal hold	Lưu giữ theo thời hạn/sự kiện; chặn disposition theo phạm vi và thẩm quyền.
Disposition	Rà soát rồi chuyển giao hoặc xử lý hết hạn có phê duyệt; không chỉ xóa.
Fixity	Kiểm byte so với giá trị tham chiếu; không tự là nguồn gốc.
SIP / AIP / DIP	Gói tiếp nhận / gói bảo quản / gói cung cấp theo mô hình OAIS.
Preservation / backup	Bảo quản giữ khả năng đọc/ngữ cảnh lâu dài; sao lưu hỗ trợ phục hồi.
Migration / conversion	Di chuyển môi trường/kho; thay đổi định dạng/bản thể hiện có kiểm tra hợp lệ.
Rendition / representation	Bản thể hiện phục vụ mục đích khác nhau, nối về hồ sơ và lineage.
Accepted / billable	Đã được nghiệm thu / đủ điều kiện tính phí theo hợp đồng, hai trạng thái khác nhau.

Kết nối hồ sơ giấy và hồ sơ sinh ra ở dạng số bằng định danh, chính sách và bằng chứng xuyên suốt.

Chạy luồng nhận gói → theo dõi job → đăng ký → xác minh bằng dữ liệu tổng hợp.

Mỗi loại bằng chứng trả lời một câu hỏi; hash, timestamp và phê duyệt không thay thế nhau.

Chốt loại hồ sơ, tiêu chí chất lượng, quyền và bộ bằng chứng trước khi mở rộng.