Vòng điều khiển
Ảnh → nhận diện → quyết định → thực thi → xác nhận. Thiết bị vận chuyển/giữ giấy; Mobile-ID nhận diện và quyết định; Trusted Records đối soát. Ảnh sớm, hạn xử lý, ACK và buffer là yêu cầu chờ nhà cung cấp kiểm chứng.
Trusted Records · Nền tảng
Hai hành trình, một vòng đời hồ sơ
Kết nối hồ sơ giấy và hồ sơ sinh ra ở dạng số bằng định danh, chính sách và bằng chứng xuyên suốt.
Sáu bước vận hành giấy–số
- 01Nạp hồ sơ
- 02Flow R thu ảnh
- 03Mobile-ID nhận diện
- 04Gửi quyết định
- 05Flow R thực thi
- 06Đối soát giấy–số
Vòng quản trị
QC → nghiệm thu → đăng ký → quyền → khai thác → bảo quản → bàn giao/disposition. Hồ sơ sinh ra dạng số đi qua gói/kiểm tra hợp lệ, không qua Flow R. AI chưa chắc chắn phải giữ/buffer/dừng theo cấu hình, không chờ người duyệt trong cửa sổ vận chuyển chưa xác nhận.
Tờ ↔ ảnh ↔ hồ sơ ↔ quyết định ↔ vị trí ↔ đối soát. Thứ tự thu nhận không phải thứ tự đúng; tái lập thứ tự cần mapping và bằng chứng.
Từ giấy đến hồ sơ được quản trị
Tiếp nhận → chuẩn bị → quét → AI/OCR/phân loại → QC → đăng ký/tuyên bố. Giữ BoxID, DossierID và SheetID để đối soát ảnh với vật mang tin. Quản lý giấy tiếp tục theo chính sách sau số hóa.
Hồ sơ sinh ra ở dạng số
Office, thư điện tử, eForm và ứng dụng cung cấp gói có metadata. Kiểm tra hợp lệ và rà soát trùng đi trước đăng ký. Sau tuyên bố: quản lý → khai thác → bảo quản/chuyển đổi → chuyển giao hoặc xử lý hết hạn được duyệt.
Quan hệ bản và định danh
Bản gốc, bản số hóa, bản hồ sơ chính thức, bản chuyển đổi, bản bảo quản và bản truy cập có mục đích riêng. Một ảnh quét có ImageID chưa tự có RecordID hay giá trị như bản gốc. Mỗi chuyển đổi giữ lineage, người thực hiện và phê duyệt.
Các cổng kiểm soát
Không chuyển tiếp khi thiếu đối soát, QC hoặc thẩm quyền. Trạng thái hoàn tất kỹ thuật, nghiệm thu và billable được tách riêng. Retention/hold tiếp tục áp dụng khi di trú hoặc xuất bản cung cấp.
Bắt đầu bằng một phạm vi kiểm tra được.
Chốt loại hồ sơ, tiêu chí chất lượng, quyền và bộ bằng chứng trước khi mở rộng.
Đăng ký khảo sát