Cơ quan nhà nước và lưu trữ
Giữ phông/mục lục, ranh giới hồ sơ, giao nộp và khả năng đọc dài hạn. Không áp dụng một thời hạn chuyển tiếp chung cho mọi tổ chức.
Loại hồ sơ và người sử dụng
Hồ sơ hành chính, hồ sơ giải quyết thủ tục và phông lưu trữ. Lãnh đạo/cán bộ lưu trữ mua và quản lý; chuyên viên, văn thư và người khai thác sử dụng.
Hành trình minh họa
Giấy: tiếp nhận/chỉnh lý → quét/rà soát → QC; hồ sơ số: ingest/kiểm tra hợp lệ → đăng ký. Tiếp theo quản trị và khai thác theo quyền, giữ retention/hold, bàn giao có bằng chứng. Đây là tình huống minh họa, không phải case study khách hàng.
Tích hợp và ranh giới
Văn thư/DMS, repository và hệ thống lưu trữ theo quyền tích hợp.
Tiêu chí thí điểm và nghiệm thu
Thí điểm kiểm đối soát mục lục, số tờ/mặt, metadata và gói giao nộp với người có thẩm quyền.
Nghiệp vụ tiếp theo
Hai hành trình, một vòng đời hồ sơ
Kết nối hồ sơ giấy và hồ sơ sinh ra ở dạng số bằng định danh, chính sách và bằng chứng xuyên suốt.
Xem chi tiếtBắt đầu tích hợp
Chạy luồng nhận gói → theo dõi job → đăng ký → xác minh bằng dữ liệu tổng hợp.
Xem chi tiếtToàn vẹn, nguồn gốc và bằng chứng
Mỗi loại bằng chứng trả lời một câu hỏi; hash, timestamp và phê duyệt không thay thế nhau.
Xem chi tiếtBắt đầu bằng một phạm vi kiểm tra được.
Chốt loại hồ sơ, tiêu chí chất lượng, quyền và bộ bằng chứng trước khi mở rộng.
Đăng ký khảo sát