Tài liệu đã đăng ký cần sửa metadata; tạo hiệu đính có lý do và phê duyệt, giữ phiên bản trước.
Trusted Records · Nền tảng
Quản lý hồ sơ chính thức
Xác định khi nào tài liệu được đăng ký/tuyên bố thành hồ sơ được quản trị và giữ lịch sử thay đổi sau thời điểm đó.
Đầu vào và điều kiện bắt đầu
Tài liệu được kiểm tra, metadata, file plan, quyền chủ sở hữu, chính sách lưu giữ và phiên bản/bản thể hiện.
Quy trình và cổng kiểm soát
- 01Capture
- 02Đăng ký
- 03Phân loại
- 04Tuyên bố
- 05Quản lý vòng đời
RecordID là định danh quản trị; ImageID chỉ định danh ảnh. Hiệu đính có kiểm soát giữ phiên bản trước, lý do và phê duyệt. Metadata và nội dung phải liên kết nhưng được quản lý theo vai trò riêng.
Ngoại lệ và cách xử lý
Phân loại sai hoặc metadata thiếu chặn tuyên bố. Yêu cầu sửa hồ sơ đã tuyên bố đi qua hiệu đính; không thay âm thầm bản có thẩm quyền bằng bản truy cập.
Vai trò, đầu ra và trạng thái
| Trách nhiệm | Bằng chứng và trạng thái |
|---|---|
| người quản lý hồ sơ duyệt file plan/tuyên bố; người tạo đề nghị sửa; người có thẩm quyền phê duyệt; người khai thác chỉ dùng bản được cấp quyền. | RecordID, classification/phiên bản, tuyên bố biên nhận, hiệu đính lineage và lifecycle dòng thời gian. Trạng thái: captured → registered → declared → managed. |
Tình huống và tiêu chí nghiệm thu
Chỉ hoàn tất khi
RecordID ổn định, lịch sử phiên bản và người phê duyệt kiểm tra được.
Màn hình gắn với nghiệp vụ
Điểm nối tích hợp
Hành trình tích hợp xuyên suốt
Nối trạng thái kỹ thuật với quyết định nghiệp vụ, thay vì chỉ liệt kê endpoint.
Xem chi tiếtOpenAPI và Swagger Tham chiếu
Contract đề xuất được render từ cùng một spec cục bộ; không có Try-It mạng hoặc credential thật.
Xem chi tiếtLỗi và bước xử lý tiếp
Một lỗi envelope thống nhất giúp định tuyến khôi phục mà không lộ dữ liệu nhạy cảm.
Xem chi tiếtNghiệp vụ tiếp theo
Lưu giữ, legal hold và xử lý hết hạn
Hết thời hạn không đồng nghĩa được xóa. Đối chiếu sự kiện tính thời hạn, các hold còn hiệu lực và thẩm quyền trước mọi xử lý.
Xem chi tiếtHai hành trình, một vòng đời hồ sơ
Kết nối hồ sơ giấy và hồ sơ sinh ra ở dạng số bằng định danh, chính sách và bằng chứng xuyên suốt.
Xem chi tiếtBắt đầu tích hợp
Chạy luồng nhận gói → theo dõi job → đăng ký → xác minh bằng dữ liệu tổng hợp.
Xem chi tiếtBắt đầu bằng một phạm vi kiểm tra được.
Chốt loại hồ sơ, tiêu chí chất lượng, quyền và bộ bằng chứng trước khi mở rộng.
Đăng ký khảo sát