Yêu cầu mượn một hồ sơ đang lưu kho; duyệt người nhận, ghi vị trí và hạn trả, kiểm lại khi hoàn trả.
Trusted Records · Nền tảng
Kho hồ sơ vật lý
Số hóa không kết thúc trách nhiệm với hồ sơ giấy. Quản lý vị trí, người giữ và mọi lần chuyển giao theo BoxID/DossierID.
Đầu vào và điều kiện bắt đầu
Manifest đã đối soát, hệ phân cấp kho–khu–kệ–vị trí, chính sách lưu giữ và quyền xử lý.
Quy trình và cổng kiểm soát
- 01Đăng ký vị trí
- 02Nhập kho
- 03Tiếp nhận yêu cầu
- 04Duyệt / chuyển giao
- 05Đối soát custody
Quét/đối chiếu định danh khi di chuyển; giữ liên kết bản số với giấy. Việc lấy/giao hồ sơ và xử lý hết hạn phải theo yêu cầu và thẩm quyền, không tự giải phóng kho sau số hóa.
Ngoại lệ và cách xử lý
Sai vị trí, thiếu hộp, giao không đủ hoặc yêu cầu bị chặn bởi hold: mở sai lệch và điều tra custody trước khi xác nhận hoàn tất.
Vai trò, đầu ra và trạng thái
| Trách nhiệm | Bằng chứng và trạng thái |
|---|---|
| Thủ kho cập nhật vị trí; chủ hồ sơ hoặc người được ủy quyền duyệt yêu cầu; đơn vị giao nhận xác nhận; kiểm toán kiểm chuỗi custody. | Location lịch sử, manifest, phiếu nhập/chuyển, phê duyệt và bằng chứng tiêu hủy khi được phép. Trạng thái: lưu kho → đang xử lý yêu cầu → đã chuyển giao / xử lý có thẩm quyền. |
Tình huống và tiêu chí nghiệm thu
Chỉ hoàn tất khi
Dòng thời gian xác định người giữ và vị trí qua mỗi lần chuyển giao.
Màn hình gắn với nghiệp vụ
Điểm nối tích hợp
Hành trình tích hợp xuyên suốt
Nối trạng thái kỹ thuật với quyết định nghiệp vụ, thay vì chỉ liệt kê endpoint.
Xem chi tiếtOpenAPI và Swagger Tham chiếu
Contract đề xuất được render từ cùng một spec cục bộ; không có Try-It mạng hoặc credential thật.
Xem chi tiếtLỗi và bước xử lý tiếp
Một lỗi envelope thống nhất giúp định tuyến khôi phục mà không lộ dữ liệu nhạy cảm.
Xem chi tiếtNghiệp vụ tiếp theo
Chuỗi bàn giao và nguồn gốc
Custody ghi người giữ và chuyển giao; provenance ghi nguồn tạo, xử lý và quan hệ phiên bản.
Xem chi tiếtHai hành trình, một vòng đời hồ sơ
Kết nối hồ sơ giấy và hồ sơ sinh ra ở dạng số bằng định danh, chính sách và bằng chứng xuyên suốt.
Xem chi tiếtBắt đầu tích hợp
Chạy luồng nhận gói → theo dõi job → đăng ký → xác minh bằng dữ liệu tổng hợp.
Xem chi tiếtBắt đầu bằng một phạm vi kiểm tra được.
Chốt loại hồ sơ, tiêu chí chất lượng, quyền và bộ bằng chứng trước khi mở rộng.
Đăng ký khảo sát